Snellire le pratiche amministrative è senza dubbio molto importante per qualsiasi azienda. Consente di ottimizzare i tempi tecnici e ricavare nuovi spazi da dedicare allo sviluppo del business. Le realtà imprenditoriali moderne possono ottenere molti vantaggi dall’impiego di uno strumento innovativo, pratico e dinamico come il programma fatture elettroniche. Anche perché l’avvento dei sempre più capillari processi di digitalizzazione è andato a modificare in maniera molto netta il settore stesso della fatturazione elettronica.
Poter contare su un programma fatture elettroniche consente di migliorare il livello di produttività. L’automazione di diversi processi, come quello relativo alla gestione dei contatti e delle risorse, va a braccetto con una riduzione di quelli che possono essere gli errori umani tipici della compilazione a mano di una fattura, ma anche con un abbassamento importante dei costi.
Che cosa vuol dire? Sono in particolare i costi vivi amministrativi a ridursi, soprattutto perché diminuiscono le ore necessarie al compimento di attività entrate nella routine quotidiana degli operatori. Attività che – di fatto – possono essere automatizzate e velocizzate, divenendo più fluide oltre che più performanti. Basta pensare al momento dell’archiviazione delle fattura oppure al calcolo relativo alle ore lavoro dei diversi dipendenti. Sempre grazie all’automazione assicurata dal software, si potrà avere un quadro completo e aggiornato relativo a tutte le info (le quali potranno essere condivise in real time). Anche le azioni ripetitive, che richiedono l’impiego di risorse ad hoc verranno semplificate, così da abbattere uno spreco anche consistente sia di tempo che di risorse.
Come avviene il procedimento relativo al documento fiscale digitale
Un tempo non troppo lontano quando si parlava di fatture si intendevano specifici documenti di carta relativi all’attività professionale, che andavano a riempire faldoni su faldoni in archivi extra large. Oggi invece grazie alla digitalizzazione le fatture sono del tutto elettroniche. Ovviamente il contenuto non cambia, continua infatti a essere obbligatorio procedere all’inserimento in fattura dei dati relativi al servizio fornito, l’importo senza IVA e quello comprensivo di IVA, l’intestazione dell’azienda.
E’ già evidente come il fatto di poter disporre di un programma fatture elettroniche consenta di velocizzare – e migliorare – il momento creativo del documento stesso. Le modalità con le quali la fatturazione elettronica viene gestita sono state stravolte dalla digitalizzazione. I software, peraltro, possono essere integrati con altri programmi, come per esempio i CRM. In tal modo si provvede a un ulteriore miglioramento delle prestazioni dell’azienda, a beneficio della complessiva produttività.
Il procedimento della fatturazione elettronica consente, tra le altre cose, anche di ridurre gli sprechi di carta e i relativi consumi. Inoltre, permette di abbattere le spese necessarie a provvedere alla conservazione obbligatoria della documentazione.
Ma come avviene l’invio e la ricezione di quest’ultima? La fattura viene creata e circola in formato XML. Nel caso in cui si utilizzasse un formato differente da questo e si dovessero seguire differenti modalità rispetto a quelle che prevedono la totale gestione da parte del Sistema di Interscambio, allora quel documento fiscale sarebbe da considerare semplicemente come non emesso. Diventa anche possibile, sempre grazie al software, migliorare i rapporti di fiducia con i clienti poiché sia la data di emissione che quella di consegna delle fatture sono certe.
